Oprogramowanie recepcyjne DM Plaza

Oprogramowanie recepcyjne DM Plaza jest programem komputerowym przeznaczonym dla hoteli, pensjonatów, sanatoriów, ośrodków wypoczynkowych i SPA oraz innych obiektów świadczących usługi noclegowe.

Dostępny jest w kilku wariantach cenowych, różniących się od siebie funkcjonalnością. Pozwala to na precyzyjny dobór zawartości programu, w zależności od profilu działalności obiektu i rzeczywistego zapotrzebowania Klienta.

Oprogramowanie hotelowe DM Plaza dedykujemy tym wszystkim, którym nie wystarcza ubogi program prowadzący jedynie grafik rezerwacji i książkę meldunkową. Naszą misją jest dostarczanie profesjonalnych i kompleksowych rozwiązań adresowanych do wymagających Klientów.

Sądzimy, że właśnie ten czynnik, w parze z umiarkowaną polityką cenową przyczynia się do naszego sukcesu na polskim rynku i tym samym owocuje stałym podnoszeniem jakości oprogramowania jak i świadczonych usług.:

15 POWODÓW DLA KTÓRYCH WARTO WYBRAĆ OPROGRAMOWANIE HOTELOWE DM PLAZA

  • Działa całkowicie w środowisku Windows.
  • Wspomaga nie tylko pracę recepcji ale i administracji oraz marketingu.
  • Daje możliwość definiowania graficznego wyglądu wydruków oraz ich treści (np. umieszczenie logo hotelu na fakturach).
  • Posiada bogaty zestaw raportów oraz możliwość budowania własnych, dowolnych analiz i zestawień, dzięki wbudowanemu edytorowi raportów.
  • Jest programem w pełni dwuwalutowym – prowadzi cenniki w dwóch walutach oraz daje możliwość używania trzeciej, wyliczanej po kursie dnia.
  • Posiada funkcje zarządzania kontaktami z klientami, przydatne dla marketingu, zwłaszcza w trudnych czasach walki o klienta.
  • Pozwala na elastyczne ustalanie treści faktur w zależności od życzeń klientów, przy jednoczesnym zachowaniu szczegółowego wykazu sprzedanych usług.
  • Współpracuje z centralami telefonicznymi i taryfikatorami rozmów.
  • Współpracuje z systemami gastronomicznymi i sprzedaży kelnerskiej.
  • Wspomaga prowadzenie kantoru, sklepiku hotelowego i rozliczeń minibarów.
  • Posiada stabilną bazę danych i funkcje automatycznej archiwizacji danych.
  • Posiada funkcje przydatne do zarządzania siecią hoteli, np. możliwość używania wspólnego systemu rezerwacyjnego, przekazywanie informacji o stałych klientach, transmisja danych statystycznych i zestawień księgowych za pomocą internetu.
  • System łatwo jest integrować z licznymi rozwiązaniami hotelowymi jak zamki na karty magnetyczne, płatna telewizja, systemy zarządzania budynkiem.
  • Posiada coraz liczniejszą sieć autoryzowanych partnerów handlowych i serwisantów na terenie całego kraju oraz telefon serwisowy czynny 24 godziny na dobę.
  • Jest niedrogi w zakupie, szybki we wdrożeniu i ekonomiczny w utrzymaniu.

Czy można wymagać więcej???

Oczywiście – program od początku powstawał przy ścisłej współpracy z hotelarzami pracującymi w polskich realiach. Stale pracujemy nad nowymi, przydatnymi funkcjami, które pojawią się w następnych wersjach i jesteśmy otwarci na wszelkie propozycje.

Program działa w środowisku sieciowym.

Został zaprojektowany w technologii Multi-Tier, będącej rozwinięciem architektury klient-serwer. Składa się z trzech oddzielnych elementów (warstw), z których każda odpowiada za inne funkcje: warstwa klienta, reguły biznesowe i warstwa danych. Wszystkie mogą funkcjonować na jednym stanowisku, ale możliwe jest ich rozdzielenie np. w celu instalacji bazy na serwerze.

Program zatem z definicji działa w środowisku sieciowym, wykorzystując je do komunikacji między warstwami, jak też z innym oprogramowaniem zainstalowanym w sieci.

Na warstwę kliencką składają się wszelkie formularze wprowadzania danych, wizualizacji i komunikacji z użytkownikiem.

Warstwą drugą są elementy niewidoczne przez użytkownika, ale precyzujące zasady działania i weryfikujące poprawność wprowadzanych danych (tzw. reguły biznesowe).

Trzecią warstwą jest warstwa danych, w której są składowane informacje o klientach, rezerwacje, meldunki itp.

Program umożliwia pracę jednocześnie przez wielu użytkowników i szybkie przetwarzanie dużych ilości informacji.

Informacje o uprawnieniach użytkowników zapisane są w samej bazie danych i podlegają mechanizmom jej ochrony.

Wykorzystanie dedykowanego silnika bazy danych SQL, np. Firebird, Interbase, Sybase daje komfort szybkiego przetwarzania informacji przy zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa bazy.

Separacja pracy użytkowników.

Poprzez wprowadzone hasła i uprawnienia, zmiany uprawnień odbywają się na poziomie bazy danych

Pełne bezpieczeństwo.

Nikt niepowołany nie ma dostępu do danych, dzięki szczegółowemu określeniu praw użytkownika systemu.

Specjalny mechanizm pozwala na wykonanie kopii bezpieczeństwa, na życzenie jak i też automatycznie z zamknięciem dnia.

Program posiada funkcje kontrolujące zawartość tablic bazy danych oraz weryfikujące poprawność merytoryczną zapisów.

Program jest zintegrowany z innymi systemami obsługi hotelu.

Aplikacja poprzez połączenia sieciowe może być uruchamiana na wielu stanowiskach, wymieniać dane między użytkownikami a także wymieniać dane z innymi usługodawcami sieciowymi. Pod pojęciem „usługodawcy” rozumiemy urządzenia zewnętrzne takie jak np.:

  • Centrale telefoniczne,
  • Drukarki fiskalne,
  • Drukarki A-4 i A-5,
  • Czytniki kart magnetycznych,
  • Czytniki i drukarki kodu kreskowego,

jak i programy zewnętrzne: systemy księgowe czy też programy sprzedaży kelnerskiej.

Wymiana informacji z innymi programami.

System ma kilkanaście interfejsów współpracy z innymi programami a także możliwość generowania pliku transakcyjnego z informacją o tworzonych usługach i fakturach.

Dzięki wbudowanemu edytorowi raportów, użytkownik może samodzielnie tworzyć i modyfikować dowolne zestawienia, m.in.

rejestry VAT,

kartoteki sprzedaży,

raporty dobowy i zmianowe,

Raporty GUS

Serwer bazy danych.

Serwer bazy danych może działać w środowisku określonym przez producenta danego typu serwera. W zależności od wyboru platformy uzyskują Państwo usługi właściwe dla danej platformy systemowej.

Dla zastosowanych przez DM Plaza serwerów dopuszczamy następujące systemy operacyjne:

  • Windows NT, 2000, XP Professional
  • Linux
  • FreeBSD

Istnieje możliwość instalacji bazy na serwerach

  • Firebird
  • Interbase

Możliwość przekazywania usług poprzez INTERNET.

Aplikacja kliencka (część zawierająca wizualną część oprogramowania) może pośredniczyć w przekazywaniu usług poprzez Internet

  • możliwość rejestracji rezerwacji poprzez sieć Internet (za pomocą dowolnej przeglądarki WWW)
  • możliwość podejrzenia zajętości hotelu poprzez Internet
  • potwierdzenia rezerwacji i pobytu wysyłane pocztą elektroniczną (e-mail)
  • potwierdzenia transakcji poprzez Internet

Praca w środowisku sieciowym.

Aplikacja może pracować w sieciach opartych na MS Windows.

Program ma konstrukcję modułową.

Umożliwia to szybką aktualizację, czyli wymianę lub dodanie nowego modułu bez konieczności instalowania całego systemu ponownie.

Program umożliwia aktualizację i zdalną pomoc (Update Center).

  • automatyczne uaktualnienia wersji
  • samouczek programu zintegrowany z siecią Internet
  • poszerzenie funkcji programu o moduł interaktywnej pomocy

 

Moduły programu DM Plaza

Moduły hotelowe programu DM Plaza stanowią jego podstawę.

Program, w części recepcyjnej może pracować w dwojaki sposób:

1. Z wyznaczaniem numerów pokoi podczas przyjmowania rezerwacji.

2. Wg tzw. puli, tzn przyjmując rezerwację wg typów pokoi.

Obydwa sposoby mają swoje wady i zalety, jednakże DM Plaza umożliwia także prowadzenie mieszanego sposobu rezerwowania.

W wersji DM Plaza 2005 rozbudowano funkcje operacji na rezerwacjach grupowych, overbookingu oraz znacznie rozwinięto mozliwości zarządzania allotmentami.

Dodano możliwość tworzenia tzw. kategorii cenowych, służących do powiązania cenników z kontrahentami lub ich grupami.


Recepcja

Pozwala na przeprowadzenie kompleksowej obsługi gościa za pomocą grafika lub list począwszy od wprowadzenia rezerwacji po meldunek zawierający informacje dotyczące samego klienta oraz przebiegu jego pobytu.

Ponadto pozwala na zaplanowanie oferowanych usług oraz organizację pracy osób bezpośrednio odpowiedzialnych za te usługi, prowadzanie analiz dotyczących obłożenia hotelu, oferowanych usług i stosowanych cen.

Moduł Recepcja zawiera Archiwum wszystkich rezerwacji i meldunków zarówno gości indywidualnych jak i grup oraz konferencji. Pozwala również na zawarcie rezerwacji przez internet oraz pracę na wielu stanowiskach.

Lista funkcjonalności modułu:

  • wprowadzanie rezerwacji i meldunków dla gości indywidualnych oraz grup za pomocą grafika, formularza lub kreatora
  • rezerwowanie gościowi określonych posiłków, stolików i usług dodatkowych
  • możliwość rezerwacji pokoi dla grupy wg typów i numerów
  • definiowanie planów cenowych i ich wybór (ceny weekendowe, targowe, specjalne)
  • przekształcanie rezerwacji w meldunek jednym kliknięciem myszki
  • różne statusy rezerwacji wyróżnione na grafiku innymi kolorami (potwierdzona, niepotwierdzona, gwarantowana, zablokowana, internetowa, specjalna)
  • czytelny grafik zajętości pokoi na dowolny okres z opcją przeliczania wolnych miejsc wg typów pokoi
  • zestawienie pokoi i miejsc zajętych, wolnych, zarezerwowanych w podanym dniu lub okresie
  • meldowanie gości indywidualnych, grup lub konferencji na miejsca lub pokoje
  • określenie terminu pobytu gościa, pakietu usług dodatkowych (wyżywienia, parkingu, opłaty klimatycznej, itp)
  • sprawdzanie bieżących meldunków w każdej chwili oraz zmiana ich parametrów (domeldowanie osoby, zmiana pokoju, zmiana pakietu usług dla pokoju)
  • przedłużanie i skracanie indywidualnych pobytów poszczególnym osobom z danej grupy
  • przenoszenie osoby z jednej grupy do innej, możliwość zmiany ceny za jej pobyt
  • rozliczanie poszczególnych gości zameldowanych w tym samym pokoju – przenoszenie rachunków
  • automatyczny podgląd w listę osób należących do określonej grupy
  • tworzenie meldunków dla gości bez rezerwacji
  • wymeldowanie gościa zakończone wystawieniem dowolnego dokumentu, z dowolną formą płatności
  • wystawianie zaliczki na podstawie rezerwacji lub meldunku
  • automatyczne wyszukiwanie danych meldunkowych, danych o firmie lub wszystkich szczegółowych danych o gościu oraz jego historii dotyczącej pobytów, usług, płatności
  • zestawienia zajętości pokoi i rezerwacji – rozliczenia z biurami turystycznymi i firmami, w podanych terminach, z określonymi usługami
  • kartoteka archiwalnych rezerwacji i pobytów
  • księga gości z danymi meldunkowymi, danymi płatników, historią pobytu, usług i płatności

Księga gości
 
Bardzo ważny moduł programu, gromadzący informacje o gościach, grupach i firmach korzystających z obiektu.Pozwala na ewidencjonowanie ogromnej liczby informacji o klientach, zarówno wprowadzanych ręcznie, np informacje teleadresowe, statusy, upodobania, jak i tworzonych automatycznie, np historia pobytów, wykorzystywane usługi, wystawione faktury, płatności.
Lista funkcjonalności modułu:

  • pełna książka meldunkowa z danymi gości hotelowych i firm-płatników
  • lista gości hotelowych zawierająca dane personalne, statusy gości, tzw. „czarna lista”
  • lista firm i płatników zawierająca dane teleadresowe
  • automatyczny wybór języka w jakim wysyłane jest do klienta potwierdzenie rezerwacji dzięki informacji o narodowości
  • historia dokonywanych transakcji
  • wprowadzanie informacji o rabatach, tworzenie programów lojalnościowych
  • możliwość uzyskania informacji o pobytach gości zagranicznych
  • moduł spełnia założenia ustawy o ochronie danych osobowych
  • lista upodobań gości, np. preferowany numer pokoju
  • ewidencja odczytu kart magnetycznych – jeżeli zainstalowano system obsługi kart
  • ścisła współpraca z modułem Marketing / CRM

Sprzedaż
 
Jeden z najbardziej rozbudowanych modułów programu, umożliwiający sprawną finalizację transakcji z gośćmi hotelowymi, uwzględniający nietypowe życzenia klienta odnośnie treści i formy dokumentów sprzedaży.
Lista funkcjonalności modułu:

  • wystawianie dokumentów za pobyt i inne usługi dodatkowe dla gości hotelowych
  • wystawianie dokumentów sprzedaży za obciążenia tworzone w programie DM Plaza jak i przez systemy zewnętrzne, np. program gastronomiczny
  • obsługa klienta spoza hotelu i tworzenie dla niego dokumentu (faktury lub paragonu)
  • ewidencja usług wykorzystanych przez gości w trakcie pobytu (rachunki otwarte), z podziałem na osoby, firmy-płatników i grupy
  • możliwość automatycznego i ręcznego naliczania rabatów od wartości faktury jak i od pozycji
  • modyfikacje, korekty i anulowanie faktur, z zachowaniem wykazu składających się na nią usług
  • możliwość scalenia pozycji na fakturze wg typów asortymentu, z zachowaniem stawek VAT oraz informacji o fiskalizacji usług przenoszonych z systemów zewnętrznych (np. wystawienie faktury za usługi gastronomiczne, przeniesione na rachunek hotelowy, ale fiskalizowane w systemie gastronomicznym)
  • możliwość odtworzenia pozycji składających się na scalaną fakturę
  • możliwość zdefiniowania automatu scalania
  • wystawianie faktury do paragonu i paragonu z faktury
  • możliwość tworzenia jednego dokumentu dla rachunków otwartych wielu płatników
  • obsługa różnych form płatności (gotówka, karta kredytowa, zaliczka, przelew, czek)
  • możliwość stosowania wielu form płatności na jednym dokumencie
  • możliwość szybkiej sprzedaży dowolnego asortymentu przez wystawienie paragonu fiskalnego bez powiązania z magazynem – jak na kasie fiskalnej
  • wystawianie dokumentów sprzedaży w różnych walutach i językach
  • prowadzenie i rozliczanie sklepiku hotelowego
  • kartoteka dokumentów anulowanych
Kasa

Lista funkcjonalności modułu:

  • kontrola płatności, przyjmowanie gotówki, przedpłat,
  • zaliczek, inne formy płatności – rejestry i wykazy
  • saldo klienta i firmy – Kontrola zaległości płatniczych
  • (informacje o kliencie i ewentualnym zaleganiu w płatnościach
  • nie pozwalające na korzystanie z dalszych usług)
  • kontrola obrotu kasowego (wpłaty i wypłaty gotówkowe)
  • stan kasy na bieżący dzień – operacje kasy w dniu i dla zmiany

Administracja, Housekeeping

Lista funkcjonalności modułu:

  • kontrola statusu pokoju (remont, sprzątanie etc.)
  • kontrola wyposażenia pokoi
  • planowanie remontów i wyłączeń pokoi
  • planowanie sprzątania
  • kontrola stanu pokoju
  • grafik planowanych zajęć dla personelu, rozliczanie czasu pracy, planowanie okresowych czynności konserwacyjnych
  • terminarz czynności: budzenie, powiadomienie gościa w określonym czasie, przekazywanie wiadomości


Magazyn

Zadaniem Modułu Magazyn w programie DM Plaza jest prowadzenie gospodarki magazynowej hotelu. Umożliwia również wprowadzenie wszelkich dokumentów magazynowych związanych z przychodami i rozchodami towarów. Pozwala na prowadzenie sklepiku hotelowego, rozliczania minibarów, ewidencji środków czystości, kontroli wyposażenia pokoi, ruchów galanterii hotelowej oraz prania.

Współpracuje z modułem Housekeeping

Lista funkcjonalności modułu:

  • obsługa wielu magazynów z podziałem asortymentów na grupy pełen zakres dokumentów handlowych i magazynowych ( PZ, WZ, MM, RW, PW, BO )
  • kontrola stanów magazynowych
  • przeprowadzanie inwentaryzacji
  • ewidencja braków magazynowych
  • możliwość definiowania różnych rodzajów asortymentów, np wyrób/materiał, pakiet, komplet, wyposażenie, mini bar
  • ustalanie planów cenowych, reguł przydzielania cen
  • traktowanie pokoju jako odrębnego podmagazynu
  • współpracuje z modułem sprzedaży podręcznej na ekranie dotykowym – definiowanie klawiszy szybkiej sprzedaży, kolorów, wstawianie grafiki

Prowadzenie ewidencji i rozliczeń asortymentów w oparciu o receptury wymaga licencji na Moduł Magazyn Gastronomiczny


Konferencje

Moduł planowania imprez przeznaczony jest do obsługi konferencji, bankietów oraz przyjęć okolicznościowych. Pozwala na określenie potrzebnego wyposażenia, zarezerwowanie sal konferencyjnych oraz określenie kosztów.

Lista funkcjonalności modułu:

  • organizacja konferencji: kalkulacja żywienia, przydzielanie lokalizacji dla grup i posiłków, przydzielanie personelu
  • rezerwacje pomieszczeń konferencyjnych i bankietowych na grafiku dla dni i pór doby
  • zlecenia żywienia dla kuchni, przygotowanie cateringu
  • kontrola wykorzystania wyposażenia
  • przydział stolików i miejsc, planowanie układu sali
  • tworzenie pakietów konferencyjnych i umieszczanie ich w ofertach (przy współpracy z modułem Marketing / CRM)


Kantor

Lista funkcji modułu:

  • pełna obsługa kantoru obejmująca skup i sprzedaż waluty obcej
  • obsługa dowolnej liczby walut i kas
  • wprowadzanie dowolnej liczby kursów walut, np. innego dla
  • gotówki, innego dla zapłaty za usługi hotelowe
  • podział na kasy w zależności od rodzaju waluty
  • wygląd dokumentów zgodny z zaleceniami NBP
  • za pomocą tego modułu można realizować transakcje walutowe dokonywane w module Sprzedaż – np rozliczenie gości posługujących się wyłącznie cennikami EURO.


Raporty

Lista funkcji modułu:

  • zestawienia i raporty związane z całą działalnością hotelu od standardowych raportów związanych z pracą recepcji i administracji po statystyki i kalkulacje
  • pełny raport sprzedaży usług, kasowy i zmianowy
  • graficzne raporty frekwencji gości i wykorzystania pokoi hotelowych
  • edytor raportów umożliwiający dowolne kształtowanie ich treści oraz wyglądu, np. wstawienie własnego logo i danych hotelu
  • eksport danych do arkusza kalkulacyjnego MS Excel oraz na strony www


Statystyki

Moduł służący do prezentowania informacji gromadzonych w bazie danych programu DM Plaza.

Statystyki dostępne są w kilku miejscach programu:

W module RECEPCJA:

  • Lista wolnych pokoi – zasoby hotelu wg typów pokoi oraz ilości miejsc w danym typie, w dowolnym przedziale czasowym.
  • Lista wolnych miejsc – lista wolnych miejsc w pokojach na dzień bieżącej doby hotelowej.
  • Statystyki obłożenia hotelu – obłożenie hotelu za dowolny okres, globalnie, wg typów pokoi, lub dni, stosunek rezerwacji do meldunków.
  • Wskaźniki hotelowe – porównanie określonych wskaźników ekonomicznych dla bieżącej bazy danych w stosunku do średnich dla Polski i Europy. Np. wskaźnik wykorzystania pokoi, przeciętny dzienny wskaźnik przychodu, łączny przychód z dostępnego pokoju, przychody z różnych źródeł dochodu.
  • Wiele informacji statystycznych dostępnych jest poprzez moduł RAPORTY, np. średnia cena sprzedaży artykułów, listy rezerwacji anulowanych, transakcje z udzielonymi rabatami.

Eksport danych

Program DM Plaza posiada bogate możliwości exportu danych. Wyeksportować można każdą listę w programie za pomocą ikony znajdującej się w górnej części ekranu. Wystarczy jedynie wybrać format zapisu informacji.

Do wyboru mamy: format Excela (.xls), plik tekstowy (.csv), stronę internetową (.html) oraz plik XML.

Dostępne są także exporty bezpośrednio za pomocą serwera bazy danych. Pozwala to na wykorzystanie informacji zawartych w bazie danych także w innych aplikacjach, czy do celów raportowania, za pomocą języka SQL. Dostęp do bazy jest oczywiście zabezpieczony systemem haseł i uprawnień.

W ten sposób można także wykonywać operację tzw. replikacji bazy. W praktyce oznacza to możliwość prowadzenia np. wspólnej bazy rezerwacyjnej i informacji o klientach przez kilka różnych obiektów, nie połączonych na stałe przez internet a jedynie co jakiś czas uaktualniających wzajemnie swoje bazy.

Program posiada automat umożliwiający tworzenie podczas pracy, co określony przedział czasu, plików HTML z określonych list i publikowanie ich bezpośrednio w sieci Internet. Pozwala to np. na podgląd przez uprawnione osoby aktualnych danych o rezerwacjach i meldunkach. Wystarczy jedynie wejść na stronę chronioną hasłem i wybrać interesujące informacje, tak jakby się pracowało z menu programu.

Program DM Plaza posiada szereg ułatwień dla managerów i właścicieli obiektów hotelowych. Jedną z nich jest możliwość podglądu danych gromadzonych w programie za pośrednictwem internertu.

DM Plaza potrafi automatycznie generować strony internetowe na podstawie wskazanych danych i kierować je do bezpiecznego obszaru na stronie www hotelu. Proces ten może odbywać się co określony czas, np. 4 razy dziennie.

Przeglądanie takich danych wymaga jedynie znajomości hasła dostępu do przygotowanych w ten sposób informacji.

Proponujemy nowoczesne rozwiązania pracujące całkowicie w środowisku Windows umożliwiające stworzenie stabilnego i jednocześnie elastycznego systemu wspomagającego pracę nie tylko recepcji, czy gastronomii, ale i administracji oraz marketingu hotelowego. Zastosowane w programie DM Plaza mechanizmy sieciowe oraz technologia SQL pozwalają na pracę jednocześnie wielu użytkowników, oferując szybkie przetwarzanie dużych ilości informacji. Systemy zabezpieczenia danych pozwalają na dokładną separację użytkowników i zapewniają pełne bezpieczeństwo ochrony danych osobowych. Modułowość budowy zwiększa jego niezawodność, przyczyniając się równocześnie do uproszczenia obsługi. Wszystko to pozwala stworzyć niezawodny oraz wydajny system dla sieci obiektów hotelowych oparty na centralnej bazie rezerwacyjnej. Program potrafi automatycznie generować dokumenty HTML ze wszystkich list i umieszczać je bezpośrednio w internecie na przykład w celu podglądu danych z różnych obiektów przez uprawnione osoby. Daje to także możliwość tworzenia dowolnych zestawień sumarycznych dla kilku obiektów z bardzo małym opóźnieniem czasowym.

Ścisła integracja z innymi systemami funkcjonującymi w hotelu (centrale telefoniczne, zamki magnetyczne, PayTV, drukarki fiskalne, czytniki kart magnetycznych, systemy księgowe czy też programy sprzedaży kelnerskiej) pozwala na ciągłe monitorowanie funkcjonowania hotelu, a jednocześnie unifikację obsługi. Wzrost efektywności procentuje zmniejszeniem kosztów funkcjonowania hotelu i pozwala na lepsze wykorzystanie jego zasobów.

Oparcie systemu na środowiskach sieciowych oraz relacyjnych bazach danych typu SQL sprawia, że naturalnym kierunkiem rozwoju jest otwarcie na świat i wykorzystanie Internetu oraz poczty elektronicznej. Dzięki temu istnieje możliwość:

  • rejestracji rezerwacji poprzez sieć Internet (za pomocą dowolnej przeglądarki WWW),
  • podejrzenia zajętości hotelu poprzez Internet,
  • potwierdzenia rezerwacji i pobytu wysyłane pocztą elektroniczną (e-mail),
  • potwierdzenia transakcji poprzez Internet, a co za tym idzie – możliwość zarządzania całą siecią hoteli.


System lojalnościowy

System lojalnościowy może być oparty o dwa rodzaje kart:

  • chipowe (pojemność 1-3 kB)
  • magnetyczne (pasek magnetyczny/ścieżka z szeregiem cyfr)

W zależności od sposobu „wykorzystania” systemu lojalnościowego, możemy wykorzystywać karty jako:

  • elementy rejestrujące ilość punktów (chip)
  • elementy rejestrujące progi rabatowe (chip)
  • elementy rejestrujące i zbierające informacje o historii pobytów (chip)
  • elementy rejestrujące dane gościa w celu przeniesienia do innych obiektów sieci (chip)
  • elementy identyfikujące gościa w bazie danych (magnetyczna)
  • elementy potwierdzające wykonanie usług (magnetyczna)

DM Plaza umożliwia wykorzystanie zarówno kart chipowych, jak i magnetycznych. Rejestracja danych odbywa się w zewnętrznym interface, który współpracuje ze standardowymi czytnikami kart (chipowe) lub bezpośrednio w programie DM Plaza (magnetyczne).

Każdy system lojalnościowy wymaga stworzenia odrębnych zasad zarządzania progami rabatowymi, punktami bądź „wymianą” przydzielonych (zdobytych) punktów na nagrody, usługi lub rabaty.


Moduł KT-1 dla GUS

Jest to moduł służący do wyliczania, wypełniania i drukowania formularza statystycznego KT-1, który wszystkie obiekty hotelowe, motelowe oraz inne prowadzące działalność turystyczną są zobowiązane przekazywać do GUS.

Generator w znacznym stopniu skraca czas tworzenia KT-1, ponieważ pełen wydruk gotowego formularza wraz z wykonaniem obliczeń trwa kilkadziesiąt sekund (w zależności od szybkości komputera), natomiast jak doskonale Państwo wiecie wykonanie takich obliczeń ręcznie może zająć hotelarzowi nawet kilka cennych godzin (w dużym obiekcie).

Poniżej kilka istotnych cech tego programu:

  • szybkość wykonywania obliczeń
  • możliwość generowania danych z kilku baz (program odczytuje ścieżkę z pliku PROGRAM.ini z folderu DM Plaza)
  • możliwość zapisu gotowego formularza za dany miesiąc i jego późniejsza analiza lub wydruk
  • możliwość dowolnej zmiany nominalnej liczby pokoi w zależności od dysponowanej ilości w danym miesiącu
  • możliwość generowania danych za dowolny okres (nie tylko za miesiąc) w celu analizy statystycznej wykorzystania pokoi
  • zabezpieczenie dostępu do konfiguracji programu hasłem administracyjnym
  • rozbudowana pomoc, w której zawarto informacje z oryginalnego formularza KT-1 (metody obliczeń poszczególnych danych, terminologia)
  • program pracuje w środowisku sieciowym
  • metody obliczeń zawarte w programie są zgodne z wytycznymi GUS


Moduł magazyn gastronomiczny

Służy do prowadzenia ewidencji  i rozliczeń asortymentów gastronomicznych. Umożliwia kompletowanie towarów, a także tworzenie receptur. Moduł Magazyn uwzlędnia prowadzenie kartoteki stanów magazynowych (zarówno surowców, półproduktów jak i wyrobów gotowych) wg metod FIFO, LIFO. Zintegrowanie z Modułem HACCP pozwala na śledzenie każdej dostawy, jej jakości, przydatności do spożycia oraz rejestrację punktów krytycznych HACCP.

Moduł Magazyn

Moduł ten przeznaczony jest do prowadzenia rozliczeń gastronomii otwartej i zamkniętej, sklepiku hotelowego, rozliczania minibarów, ewidencji środków czystości, kontroli wyposażenia pokoi.

Lista funkcjonalności modułu:

  • obsługa wielu magazynów z podziałem asortymentów na grupy pełen zakres dokumentów handlowych i magazynowych ( PZ, WZ, MM, RW, PW, BO )
  • kontrola stanów magazynowych
  • przeprowadzanie inwentaryzacji
  • ewidencja braków magazynowych
  • możliwość definiowania różnych rodzajów asortymentów, np wyrób/materiał, pakiet żywieniowy, towar z recepturą, wyposażenie, mini bar
  • ustalanie planów cenowych, reguł przydzielania cen
  • traktowanie pokoju jako odrębnego podmagazynu
  • współpracuje z modułem sprzedaży podręcznej na ekranie dotykowym – definiowanie klawiszy szybkiej sprzedaży, kolorów, wstawianie grafiki


Moduł Żywienie

Wspomaga zarządzanie kuchnią i stołówką w modelu żywienia zamkniętego oraz wspomaga zarządzanie restauracją w modelu żywienia półotwartego w przypadku planowania imprez takich jak bankiety, przyjęcia okolicznościowe itp.

Lista funkcjonalności modułu:

  • Pozwala na wprowadzanie jadłospisów oraz dokumentów sprzedaży.
  • Przyjęcie produktów lub półproduktów z produkcji.
  • Tworzenie na podstawie jadłospisów asygnaty magazynowe na wydanie surowców z magazynu do kuchni.
  • Kalkulacja gastronomiczne na podstawie zapotrzebowań (kalkulacje rzeczywiste) lub na podstawie jadłospisów (kalkulacje marketingowe).
  • Możliwość automatycznego i ręcznego naliczania rabatów od wartości faktury jak i od pozycji.
  • Lista posiłków z podziałem na poszczególne posiłki rozbite na grupy gości i gości indywidualnych.
  • Planowanie żywienia zamkniętego na dany dzień i wygenerowanie stosownych raportów.


System HACCP

HACCP jest to system analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli (Hazard Analysis and Critical Control Point).

Przyjęta przez Sejm, 3 października, nowelizacja ustawy o warunkach zdrowotnych żywności i żywienia, mówi, że od dnia 1 stycznia 2004 r. wszystkie firmy zajmujące się produkcją i obrotem żywności zobowiązane będą wdrożyć i stosować zasady systemu HACCP.
Do tej pory obowiązek ten spoczywał tylko na dużych firmach, w tej chwili dotyczy także średnich i małych.

Moduł współpracy z HACCP w programie DM Plaza pozwala na:

  • Prowadzenie magazynu żywienia w oparciu o wytyczne HACCP
  • Zdefiniowanie punktów krytycznych w celu ich późniejszego
  • śledzenia
  • Śledzenie miejsc składowania towarów i rejestracja ruchu magazynowego
  • Rejestracja przebiegów procesów produkcyjnych w odniesieniu do każdej partii artykułów
  • Bieżącą lub okresową ocenę jakości zdrowotnej wszystkich surowców, półproduktów, dozwolonych substancji dodatkowych, materiałów pomocniczych i innych wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością stosowanych w procesie produkcji
  • Kontrolę sposobu znakowania wyrobów gotowych, ze szczególnym uwzględnieniem oznakowania terminów przydatności do spożycia albo daty minimalnej trwałości
  • Prowadzenie rejestrów umożliwiających zidentyfikowanie dostawcy składników i artykułów wykorzystanych w ich działalności oraz, jeżeli jest to konieczne, pochodzenia użytych do produkcji artykułów
  • Eksport do programu KSIĘGA HACCP

Rezerwacje internetowe

Program DM Plaza, dzięki wbudowanemu programowi pocztowemu pozwala na szybkie wprowadzanie i potwierdzanie rezerwacji dokonanych za pomocą formularza znajdującego się na stronie www hotelu, lub dowolnego serwisu rezerwacyjnego.

Formularze takie, po wypełnieniu przez osobę dokonywującą rezerwacji, automatycznie tworzą email o odpowiedniej strukturze i wysyłają go na określoną skrzynkę pocztową.
Takie emaile, po odczytaniu przez moduł rezerwacji internetowych DM Plaza, po zaakceptowaniu przez obsługę są wczytywane do bazy programu i funkcjonują jak inne rezerwacje.

Rezerwacjom dokonanym w taki sposób przypisywany jest odrębny status oraz kolor na grafiku rezerwacyjnym. Można odesłać klientowi potwierdzenie takiej rezerwacji, uzupełnić o brakujące informacje, np o wpłacie zaliczki, zmienić priorytet.

Parking

Moduł służy do obsługi parkingu hotelowego. Zawiera wszystkie potrzebne informacje do rejestracji i rozliczenia usługi parkingowej a także informacje niezbędne ubezpieczycielowi, gdyby nastąpiła konieczność skorzystania z jego usług lub naprawienia szkody.

Pozwala na zarezerwowanie miejsca parkingowego w dowolnym terminie oraz powiązanie go z rezerwacją w module Recepcja. Rezerwacje można wykorzystać do zajęcia miejsca parkingowego.

Moduł Parking pozwala również na zajęcie miejsca parkingowego w ciągu bieżącej doby hotelowej oraz powiązanie go z meldunkiem w Module Recepcja, śledzenie historii parkingu (wjazdy, wyjazdy, odbiory itp.), weryfikację osoby odbierającej i rozliczenie usługi.


Moduł Rehabilitacja

Służy do planowania zajęć rehabilitacyjnych dla kuracjuszy z uwzględnieniem kart zdrowia i historii choroby
Lista funkcjonalności modułu:

  • prowadzenie kart zdrowia i historii choroby, wskazania i przeciwwskazania
  • planowanie zabiegów dla kuracjuszy: indywidualne i grupowe, automatycznie w turnusie
  • grafik wykorzystania gabinetów i pomieszczeń rehabilitacyjnych
  • tworzenie planu pracy rehabilitantów oraz wykorzystania sal i przyrządów
  • kontrola postępów leczenia
  • kontrola wykorzystania bazy zabiegowej
  • szybkie planowanie zabiegów na turnusy, doby, czy cykle zabiegowe
  • możliwość tworzenia pakietów usług medycznych
  • możliwość sprzedaży usług wycenionych lub z ceną zerową
  • raporty wspomagające rozliczanie wykonanych zabiegów
  • rozliczanie czasu pracy rehabilitantów
  • współpraca z modułem SPRZEDAŻ – umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży usług


Karty pacjenta

Podstawową ideą funkcjonowania modułu w zakresie planowania zabiegów rehabilitacyjnych jest podział na turnusy.

Dla każdego turnusu musimy określić datę i czas jego początku i końca, wprowadzić godziny, w jakich mogą trwać zajęcia oraz wykluczyć dni wolne od zajęć. W obrębie turnusu ustalamy możliwe do wykorzystania pomieszczenia oraz limity wykonania poszczególnych zabiegów, jak również przydzielamy do nich pracowników.Do tak zdefiniowanego turnusu możemy już przypisać pacjentów. Moduł pozwala zarówno na obsługę pacjentów zarejestrowanych uprzednio poprzez Moduł Recepcyjny (goście hotelowi), jak i gości z zewnątrz. W nagłówku karty zdrowia pacjenta znajdują się informacje: imię i nazwisko pacjenta, czas pobytu, przynależność do grupy oraz do turnusu., numer pokoju pacjenta, data wykonania badania.
Pozostała część karty wypełniana jest najczęściej przez lekarza robiącego wywiad z pacjentem. Zawiera ona informacje o rozpoznaniach, wskazaniach, przeciwwskazaniach, jest miejsce na przypisanie rodzaju diety, wagi, wzrostu i ciśnienia. Dane gromadzone są w oknie karty zdrowia na kilku zakładkach. Ich ilość oraz treść można dowolnie konfigurować w zależności od tego, jakie informacje o pacjencie chcemy gromadzić.

Bezpośrednio na karcie zdrowia, lekarz może przypisać pacjentowi dedykowane dla niego zabiegi, wybierając je z listy oraz wskazać ich ilość i częstotliwość.Tworzenie karty zdrowia jest niezbędne dla zaplanowania zabiegów, natomiast możliwe jest pominięcie parametrów turnusu w procesie planowania.

Planowanie zabiegów

Planowanie zajęć dla pacjentów, w programie DM Plaza, może odbywać się na trzy sposoby: automatycznie dla grupy osób w ramach jednego turnusu, automatycznie dla jednej osoby na podstawie listy zabiegów do wykonania oraz ręcznie, poprzez wstawianie pojedynczych zajęć do grafika. Po rozplanowaniu zabiegów możliwe są wszelkie ich modyfikacje, zmiany czasowe oraz rejestracja wykonania, która może także służyć do rozliczeń pracowników bazy zabiegowej. Podczas planowania automatycznego, pod uwagę mogą być brane takie parametry jak: preferowane pomieszczenie, długość trwania zabiegu, odstęp pomiędzy zabiegami, terapeuta, przerwy na posiłki, dzienne limity zajęć dla pacjenta.

Każde zajęcie zabiegowe może być odrębnie wycenione zgodnie z polityką cennikową DM Plaza, może być rozliczone jako bezpłatne w ramach opłaty dziennej za pobyt, może zawierać informacje o dofinansowaniu. Zajęcie posiada też status określający, czy zostało zrealizowane, jest aktywne, w trakcie realizacji, niezrealizowane – pacjent nie zgłosił się, usunięte.Na kartach badań mogą być także zapisywane zlecenia badań dodatkowych – np. laboratoryjnych, których status również podlega kontroli a ich wyniki mogą być wpisywane na innych stanowiskach programu bezpośrednio do karty pacjenta.

Ewidencja wykonania zabiegów

Elementem modułu Rehabilitacja jest możliwość ewidencji wykonywania zabiegów.

Może sie to odbywać na recepcji bazy zabiegowej lub na specjalnych stanowiskach komputerowych rozliczających grupy stanowisk zabiegowych, np. masaży.

Stanowisko potwierdzania zabiegów posiada dostęp do:

-grafika pomieszczeń

-grafika indywidualnych zajęć kuracjuszy

-listy indywidualnych zajęć

Osoba pracująca na module otrzymuje uprawnienia do pracy w programie dające jej wyłącznie podgląd do wymienionych elementów programu (bez możliwości, zmiany, anulowania, bądź usuwania zabiegów), oraz możliwość zmiany statusu wykonywanego zabiegu z/na:

-aktywny w trakcie realizacji / nieaktywny zrealizowany

-aktywny w trakcie realizacji /nieaktywny nie zrealizowany

Pracownik o uprawnieniach kierowniczych (w module rehabilitacja), otrzymuje prawa do weryfikacji statusu wykonywanych zabiegów. (Sytuacje losowe, uszkodzenia sprzętu, itp.)

Zmiany statusów wykonania zabiegów mogą się odbywać ręcznie lub poprzez przeciągnięcie kartą magnetyczną pacjenta

– na otwartym oknie wybieramy właściwy zabieg i myszką zmieniamy status na aktywny zrealizowany lub w sytuacji, kiedy zabieg nie może być wykonany w tym czasie na nieaktywny nie zrealizowany

– rehabilitant przez przeciągnięcie swoją identyfikacyjną kartą potwierdza i zamyka operacje. Daje to możliwość weryfikacji potwierdzenia zmiany statusu oraz rozliczanie czasu pracy rehabilitanta.


Statystyki rehabilitacji

Z działaniem Modułu Rehabilitacja związany jest cały szereg raportów:

  • wydruk karty zdrowia
  • lista zabiegów/zajęć
  • grafik zajęć dla pacjenta
  • grafik zajęć dla terapeuty
  • lista pacjentów w rozbiciu na diety – uzupełnienie raportu żywienia
  • statystyka wykonanych zajęć w rozbiciu na ich rodzaje
  • statystyka cenowa wykonanych zajęć, dofinansowania
  • rozliczenie terapeuty z wykonanych zajęć

Informacje gromadzone i przeglądane za pomocą modułu Rehabilitacja podlegają polityce bezpieczeństwa i praw dostępu do danych DM Plaza, z uwzględnieniem zachowania tajemnicy lekarskiej.

CRM – zarządzanie kontaktami z klientami

Zadaniem modułu CRM jest wspomaganie kadry zarządzającej w kreowaniu polityki relacji z klientami opartej na znajomości oczekiwań i zachowań klientów.

Wiedza na ten temat oraz poznanie zależności pomiędzy bodźcami a reakcją na nie klientów umożliwia budowanie „technologii obsługi klienta” będącej realizacją polityki sprzedaży.

Uwzględnione zostały również postulaty osób zajmujących sie w codziennej pracy kontaktami z klientami, dotyczące usprawnienia bieżącej obsługi klienta.

Duży nacisk położony został na integrację informacji o klientach pochodzących z różnych źródeł w celu stworzenia jednolitego wizerunku klienta w całej firmie.

Rosnąca konkurencja na rynku powoduje ciągłą konieczność dostępu do najbardziej aktualnych informacji w dowolnej chwili i w dowolnym miejscu. Ma to szczególne znaczenie dla pracowników wykonujących swoje obowiązki poza siedzibą firmy. Wychodząc naprzeciw temu wyzwaniu DM Plaza -CRM umożliwia dostęp do wielu zasobów w sposób zdalny za pomocą Internetu.

Najważniejsze cechy:

  • Rejestracja – pełne wspomaganie procesu kontaktu z klientem obejmujące natychmiastowy dostęp do najistotniejszych danych o kliencie, wykorzystanie procedur obsługi klienta będących „scenariuszami” postępowania, dostęp do pełnej historii kontaktów z klientem,
  • Planowanie kontaktów – powiadamianie o terminach i ich przekroczeniach,
  • Analiza kontaktów – rozkład w czasie, w podziale na kategorie, klasy klientów.Terminarz
  • Możliwość definiowania spotkań w terminarzu
  • Przypominanie o terminach
  • Definiowanie ważnych dat
  • Wspomaganie procesu przygotowywania i wysyłki ofert handlowych,
  • Wspomaganie tworzenia i realizacji kampanii marketingowych obejmujące definiowanie kolejnych etapów i czynności kampanii, kontrolę budżetu i harmonogramu, analizę skuteczności.
  • Definiowanie dowolnych formularzy (wzorów ankiet),
  • Tworzenie grup docelowych klientów,
  • Definiowanie i realizacja badań ankietowych,
  • Wywiady – ciągłe gromadzenie danych o klientach,
  • Zaawansowane mechanizmy wyszukiwania,
  • Analiza udzielonych odpowiedzi.
  • Obsługa dokumentów MS Office:

– Word

– Excel

CRM poprawia wizerunek firmy na zewnątrz przez używanie zunifikowanych szablonów dokumentów biurowych, prezentacji, ofert, cennikow itp.

  • obsługa faksów – program zawiera zaawansowaną aplikację do skanowania i dekretowania dokumentów faksowych. Umożliwia stosowanie wirtualnych pięczątek, markerów, komentarzy, itp. Informacje te mogą być zachowywane w dwojaki sposób – jako nierozerwalne części dokumentu lub obiekty, które można z dokumentu usunąć, uzyskując oryginalną postać faksu.
  • obsługa dokumentów papierowych – program pozwala skanować dowolne dokumenty i przechowywać je zapewniając do nich dostęp upoważnionym użytkownikom. Dokumenty takie powiązane są z daną sprawą lub kontaktem i w takim kontekście łatwo znaleźć znaczenie i powiązanie z daną tematyką zwrazając uwagę na relewancją.
  • obsługa dowolnych plików – program pozwala na dołączanie do spraw i zdarzeń(kontaktów) dowolnych plików-dokumentów. Elementami charakteryzującymi takie pliki jest kategoria dokumentu, opis i słowa kluczowe. Na podstawie tych danych zaawansowane algorytmy wyszukiwania pozwalają znaleźć interesujące użytkownika informacje.
  • obsługa email – umożliwia załączanie i współdzielenie dokumentów poczty elektronicznej np. MS Outlook. W przeciwieństwie do wielu programów istotne dokumenty e-mail składowane są w centralnym repozytorium plików a nie w skrzynkach odbiorczych pracowników. Pozwala to na pełne współdzielenie informacji między użytkownikami. Dotyczy to również poczty elektronicznej z załącznikami.
  • Zawiera szablony pism,
  • Pozwala na ewidencję dokumentów wysłanych i otrzymanych od klientów. Zarządzanie sprzedażą i recepcją
  • Śledzenie rezerwacji i zamówień
  • Status wykonania zamówień i rezerwacji
  • Rozliczenie kosztów zamówienia i rezerwacji
  • Rozliczenie kosztów imprez Zestawienia
  • Możliwość definiowania zestawień przez użytkownika
  • Eksport danych do arkusza EXCEL., XML Word, HTML
  • prawa indywidualne i grupowe – dostęp użytkowników do danych jest ograniczony zestawem praw. Prawa dotyczą spraw i są dziedziczone na zdarzenia i dokumenty zawarte w danej sprawie.
  • uprawnienia raportów – każdy raport ma grupę użytkowników mogącą go oglądać i drukować. Pozwala to na utajnienie części danych zbiorczych umożliwiających efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem.
  • statusy pracowników – pracownicy mają trzy podstawowe statusy:

– Pracownik – pozwala na dostęp do swoich spraw i udostępniania praw do spraw innym użytkownikom

– Manager – ma możliwość podglądu pracy innych pracowników przez oglądanie spraw z perspektywy podwładnego. W każdej chwili manager może kontrolować postępy swoich podwładnych, delegować uprawnienia i sprawować funkcje koordynujące pracę wielu użytkowników

– Administrator – jest zwykłym pracownikiem lecz ma możliwość logowania do modułu administracji gdzie można zakładać nowych użytkowników, ustawiać wiele parametrów systemu i konserwować bazę danych.

  • przekazywanie uprawnień – użytkownicy mają możliwość delegacji praw na innych użytkowników. Uprawnieni mogą przekazywać prowadzenie spraw innej osobie lub dopisywać zdarzenia i dokumenty w sprawie.
  • Osoby odpowiedzialne za klienta, daną sprawę i temat. Śledzenie praw prowadzonych przez daną osobę Najważniejsze cechy modułu:
  • Kompleksowe podejście do zagadnienia obsługi klienta od zdefiniowania celów poprzez określenie sposobu ich realizacji, sposobu wykonania do sprawdzenia osiągniętych efektów.
  • Aktywne wspomaganie procesu podejmowania decyzji.
  • Możliwość rozszerzenia zakresu gromadzonych danych.
  • Pełna integracja z innymi modułami DM Plaza.
  • Zdalny dostęp do systemu.

Współpraca z systemami zewnętrznymi

Nawet najlepszy program w hotelu może okazać się niewystarczający, jeżeli nie będzie potrafił współpracować z zewnętrznymi systemami i urządzeniami.

W przypadku programu DM Plaza, kładziemy szczególny nacisk na komunikację z innymi programami, np. księgowymi oraz na tworzenie licznych interface’ów do urządzeń i systemów wykorzystywanych w nowoczesnych hotelach.Dotyczy to:- współpracy z programami FK: Comarch Optima, XL, Symfonia, E-Nova, Juma, Navision

– taryfikacji central telefonicznych i wykorzystywania ich funkcji hotelowych

– systemów zamków hotelowych: MIWA/Nexus, ADEL, Timelox

– systemów telewizji hotelowej

– Systemów BMS (sterowania inteligentnym budynkiem), np. Johnson Controls

– Płatnej telewizji

– Rozliczeń dostepu do internetu

– Systemów alarmowych i  kontroli dostępu.
Połączenie z systemem FK polega na przenoszeniu danych o transakcjach i kontrahentach. W przypadku oprogramowania DM Plaza, z modułu Sprzedaż przenoszone są transakcje sprzedaży do rejestru sprzedaży VAT, natomiast z modułu Magazyn – transakcje zakupowe do rejestru zakupu VAT w programie księgowym.

Połączenie umożliwia także przekazywanie pomiędzy programami informacji o transakcjach kasowych.
Na zamówienie możliwe jest wykonanie połączenia z dowolnym programem księgowym. Niezbędna jest nam jedynie specyfikacja interface’u komunikacyjnego.